Gestão de Projetos

Este artigo foi escrito para todos nós que de uma forma ou de outra estamos envolvidos em projetos. Universidade? Carreira Acadêmica ou Empresarial? Pesquisa? Família? Casamento? Envolvimento Político ? Movimento Social ? Todos são projetos. E projetos podem ser gerenciáveis e controláveis, para que tenhamos o poder de previnir que nossos projetos dêem errado. É claro que isso é apenas um pequeno documento direcionador. Caso queiram se aprofundar no assunto entrem em contato.

Gerenciamento de projetos é um esforço cuidadosamente planejado e organizado para alcançar um objectivo específico [ e geralmente] uma única vez. Por exemplo: Contruir um edifício ou implementar um novo sistema de computador. Gerenciamento de Projetos inclui desenvolver um plano de projeto, o que envolve definir e configurar as metas do projeto e os objetivos, identificar tarefas e como as metas serão alcançadas, quantificar os recursos necessários, e determinar o orçamento e os cronogramas para a conclusão do mesmo. Também inclui o gerenciamento da implementação do plano de projeto, juntamente com a operação de "controles" comuns que garantem que haja informações objetivas e precisas o suficiente sobre a performance relativa ao plano, além de mecanismos que ajudem a tomada de ações de "recuperação" quando necessário, ou seja, se algo sair da trilha, um Plano B deverá ser executado para colocar as coisas de volta no lugar, tentado manter a continuidade do projeto como esperado originalmente.

Projetos usualmente seguem fases ou estágios maiores, o que inclui a análise de viabilidade, definições, planejamento do projeto, implementação, avaliação e suporte/manutenção.

A gestão de projetos trata-se da aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. O conhecimento e as práticas da gerência de projetos são mais bem descritos em termos de seus processos componentes.
Projeto é um conjunto finito e único de atividades que são executadas para atingir um objetivo específico, um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Um projeto tradicionalmente é abordado da seguinte forma:
 
·          1- Iniciação;
o    Autorização do projeto, onde os objetivos a serem alcançados com o projeto a ser executado são definidos.
·          2- Planejamento;
o    São processos iterativos de definição e refinamento de objetivos e seleção dos melhores caminhos para atingir os objetivos.
o    O tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase seguinte, a Execução.
o    O objetivo do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução do projeto, o que pode gerar custos e estresses muito maiores.
o    Revisar fragilidades, atacar pontos fracos.
·          3- Execução;
o    Trata-se da coordenação de pessoas e outros recursos para executar o plano.
o    Para a execução do projeto é bom ter um cronograma bem definido para cada uma das atividades a serem executadas. Esse tipo de cronograma pode ser feito com o gráfico de Gantt, e existem softwares capazes de gerar gráficos como este.
·         4- Monitoramento e Controle;
o    Trata-se da medição e monitoramento do desempenho do projeto. Garantem que os objetivos do projeto sejam alcançados através do monitoramento e medição regular do progresso, de modo que ações corretivas possam ser tomadas quando necessário.
o    O monitoramento é um ato constante, não apenas nos momentos finais ou iniciais.
o    Consiste na análise de fragilidades antes de declarar o projeto como finalizado.
o    É útil para saber se os objetivos iniciais serão alcançados.
o    Criar Indicadores de Resultados é uma das ferramentas mais discutidas atualmente para o monitoramento e controle de projetos.
·          5- Encerramento.
o    Trata-se da aprovação do objetivo final do projeto (partes envolvidas no projeto), que faz com que a entrega final do projeto seja efetivamente realizada.
o    No fim do projeto é bom organizar toda a documentação gerada ao longo do gerenciamento do projeto.
o    Analisar pontos fortes e fracos ao término do projeto, para gerar uma ferramenta de tomadas futuras de decisões para outros projetos, a fim de fazer com que os próximos projetos transcorram de maneira mais satisfatória. Para isso deve-se elaborar um balanço das atividades com a equipe que participou na elaboração / execução do projeto.
o    Finalizar o projeto administrativamente.
 
Nem todos os projetos vão seguir todos estes estágios, já que projetos podem ser encerrados antes de sua conclusão. Alguns projetos passarão pelos estágios 2, 3 e 4 múltiplas vezes.
Um projeto ou empreendimento visa a satisfação de uma necessidade ou oportunidade (fase inicial) na qual existem muitas áreas e/ ou pessoas envolvidas. Em geral sempre existe mais que uma solução ou alternativa para atender às mesmas necessidades. A técnica usada para definir a solução final passa pelo desenvolvimento de alternativas extremas. A primeira de baixo custo que atende as necessidades mínimas para ser funcional. A segunda tenta atender a maior parte das as exigências das diversas áreas envolvidas no escopo que resulta num projeto com custo muito maior e pouco competitivo. A partir de ambas as alternativas é desenvolvida uma solução intermediária entre as mesmas, que atende a uma boa parte das exigências com um custo competitivo.
As atividades no caminho crítico são monitoradas ativamente quanto a deslizes, enquanto os deslizes nas atividades do caminho não crítico são verificados periodicamente.
Repetir os processos de iniciação antes da execução de cada fase é uma maneira de se avaliar se o projeto continua cumprindo as necessidades de negócio. Envolver as partes interessadas no projeto em cada uma das fases é uma maneira de aumentar as probabilidades de satisfação dos requisitos do cliente, além de servir para fazê-los sentirem-se envolvidos no projeto – o que muitas vezes é essencial para o sucesso do mesmo.
O gerente de projetos precisa monitorar e comunicar o desempenho do projeto. Os resultados do trabalho que estiverem abaixo de um nível de desempenho aceitável precisam ser ajustados com ações corretivas para que o projeto volte a estar em conformidade com as linhas de base de custo, prazo e escopo. A comunicação do desempenho do projeto é um dos principais elementos par o gerenciamento de projetos bem sucedido.
Constantemente, portanto, para evitar erros durante a implementação do projeto, podemos aplicar o ciclo PDCA — Plan, Do, Check, Act (Planejar , Fazer , Verificar, Agir) — o qual consiste em:
·         Dividir o projeto em etapas, nunca pulá-las, e entitulá-las de forma esclarecedora — isso facilita o gerenciamento.
·         Estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimentos dos resultados.
·         Monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios.
·         Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.
·         Realizar esse processo de forma cíclica, para que cada etapa (bem definida), possa ser marcada como concluída com mais certeza, e as chances de erros serem drasticamente reduzidas.
 
Paralelamente, durante a realização do projeto, outras ações (principalmente para quem está na liderança) são recomendadas:
·         Motivar pessoas, principalmente quando se está na liderança. Incentivar equipe.
·         Armazenar todas as idéias dadas.
·         Armazenar o conhecimento (e capacitar a todos sobre certo conhecimento) — assim é possível atingir melhores resultados.
·         Revisar fragilidades para que, conforme mencionado acima, os pontos fracos sejam atacados e prevenidos.